От 1 ноември 2018 г. влиза в сила задължението на администрациите за изцяло електронен обмен на документи

От 1 ноември 2018 г. влиза в сила задължението на администрациите за изцяло електронен обмен на документи

Обменът на електронни документи се реализира чрез директна комуникация между системите за електронен документооборот на участващите администрации по определен от председателя на Държавна агенция „Електронно управление“ (ДАЕУ) технически протокол.

Участници в обмена са всички администрации, вписани в Административния регистър.

Приложимата нормативна уредба включва:

- Наредба за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги;
- Технически протокол за обмен на електронни документи, съгласно чл. 18, ал. 1 от Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги от средата на 2017 г.;
- Решение № 357/2017 г на Министерският съвет, което задължава административните органи да приведат системите си за електронен документооборот в съответствие с техническия протокол.

Задължението за използване на електронен документооборот влиза в сила от 1 ноември 2018 г.

ДАЕУ създаде организация и предостави Системата за електронен обмен на съобщения (СЕОС), която се използва и поддържа в обща мрежова среда. Агенцията осигури и длъжностни лица, които активно подпомагат процеса по присъединяване на администрациите към електронния обмен на документи.

Цялата информация по отношение на електронния обмен е публикувана и актуализирана в раздел Административна информация/Електронен обмен на документи. Публикувани са и технически файлове за разработчици, необходими при доработката на техните системи.

За изпълнение на задължението за изцяло електронен обмен на документи между администрациите от началото на 2018 г. ДАЕУ осъществи редица информационни срещи и събития с министерствата, държавните агенции и комисии, областните и общинските администрации. Държавна агенция „Електронно управление“ е в постоянен контакт с всички административни органи във връзка с тяхното присъединяване и работа с електронния обмен.

За нормативното уреждане на процесите по обмен на документи през СЕОС следва да бъдат спазени и разпоредбите на Наредбата за обмен на документи в администрацията. Ръководителите на администрации, които определят вътрешните правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител, трябва да обърнат внимание на следното:

1. Длъжностните лица се идентифицират пред документооботротните системи с електронен подпис, издаден по реда за Наредбата за удостоверенията за електронен подпис в администрациите.

2. В електронен документ, подписан с електронен подпис, регистрационният му номер се въвежда преди подписването с електронен подпис, за да не се компрометира валидността на подписа.

3. Електронният документ следва да е във формат, позволяващ графичното изображение на електронния подпис.

4. Ако обект на обмен е електронен документ – снет електронен образ от хартиен носител, то пълното и точното му съответствие се удостоверява след сканирането чрез подписване с електронен подпис от служителя, извършил снемането.

5. Размерът на обменяните файлове през СЕОС не бива да надвишава 10 MB освен ако няма предварителна уговорка между страните за технологичната възможност да приемат файлове с по-голям обем.

6. Файлове със специфичен за дейността на дадена администрация формат и голям размер се обменят през СЕОС след предварителна уговорка между страните.

ВАЖНО за администрациите, които нямат технически ресурс да се включат чрез своите документооборотни системи в Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС) в законоустановения срок 1 ноември 2018 г. - Държавна агенция „Електронно управление“ създаде алтернативна (временна) възможност за осъществяване на електронен обмен на документи. За целта е извършена интеграция на Система за сигурно електронно връчване (е-Връчване: https://edelivery.egov.bg) със СЕОС.

Aдминистрацията следва да си направи регистрация в Системата за сигурно електронно връчване, като попълни Заявление за създаване на профил в Система за сигурно електронно връчване и интеграция в Система за електронен обмен на съобщения и го изпрати на електронни адреси tttodorova@e-gov.bg и eod@e-gov.bg. След заявлението на администрацията ще бъде създаден профил в Системата за сигурно електронно връчване и тя щe бъде вписана по служебен път в Регистъра на участниците в СЕОС.

Помощна информация за работа със СЕОС през уеб интерфейса на Системата за сигурно е Връчване

Обучителен видеоклип за работа със СЕОС през интерфейса на Системата за сигурно е-Връчване

Лица за контакт:

Мартин Попов, тел.  02/949 22 53, m.popov@e-gov.bg

Люба Илиева, тел.  02/949 23 88, lilieva@e-gov.bg

Боян Кожухаров, тел. 02/949 24 34, bikozhuharov@e-gov.bg

Споделете